Najprościej rzecz ujmując, lista płac jest dokumentem, który potwierdza rozliczenie się z pracownikiem zatrudnionym w firmie. W przypadku zawarcia z nim umowy o pracę sporządzanie takiej listy jest obligatoryjne. Wymagana jest też korekta listy płac w przypadku, gdy zajdzie taka potrzeba. Jeszcze do tego tematu wrócimy. Wspomniane rozliczenie z pracownikiem zawiera wszystkie potrzebne informacje, takie jak wysokość składki zdrowotnej i emerytalnej, ilość przepracowanych godzin, liczba potencjalnych nadgodzin, liczba godzin przepracowanych w porach nocnych i długość okresu chorobowego. Osoba kompetentna do sporządzenia listy płac powinna dysponować szeregiem dokumentów. Należą do nich umowa o pracę danego pracownika, karta ewidencji czasu pracy, lista obecności, świadectwo pracy dokumentujące przebieg kariery zawodowej pracownika, na których, oświadczenie PIT-2 oraz wszelkie informacje dotyczące premii, które przysługują zatrudnionemu pracownikowi.
Skoro wiadomo, czym jest taka lista, to warto przyjrzeć się kolejnej kwestii. Kto mianowicie powinien ją sporządzić? Najogólniej rzecz biorąc, osobą władną w firmie do cyklicznie wystawianych list płac jest właściciel firmy. Nie zawsze musi się on znać na prowadzeniu rachunkowości i istotnej dla prawidłowego funkcjonowania firmy dokumentacji. W takich przypadkach zatrudnia on przeważnie szereg księgowych, którym powierza zadanie rozliczenia się z pracownikami na podstawie konkretnej umowy. Wiele przedsiębiorstw cechuje się własnymi działami księgowości, które zajmują się między innymi sporządzaniem list płac. Niekiedy jednak zdarzają się czynniki losowe, które sprawiają, że taką listę należy poprawić. Zawinić też może zwykła ludzka pomyłka. O jakich sytuacjach mówimy?
Kiedy i jak sporządzić korektę listy płac?
Sytuacje losowe, takie jak choroba i dłuższa rekonwalescencja pracownika mogą wymusić poprawę sporządzonego rozliczenia z pracownikiem. Same w sobie nie wpływają na poprawność takiego rozliczenia, ale zwolnienie lekarskie dostarczone tuż po okresie wypłaty wynagrodzenia może spowodować konieczność podjęcia pewnego działania ze strony pracodawcy. Takim działaniem jest korekta listy płac. Kolejną sytuacją, która determinuje wystawienie skorygowanej listy płac, jest okres chorobowy pracownika dłuższy niż 30 dni. Generuje to potrzebę naniesienia koniecznych zmian w liście płac i stosownych dokumentach rozliczeniowych, jeśli te trafiły uprzednio do ZUS.
Korekta takiej listy jest też wyższą koniecznością w przypadku, gdy zawini czynnik ludzki. Co rozumie się przez to hasło? Na ogół zwykłą pomyłkę w trakcie naliczenia sumy wypłacanej pracownikowi. Może to być zarówno nadpłata, jak i niedopłata wypłaty wynagrodzenia. W obu przypadkach wiąże się to z koniecznością poprawy dokumentacji wystawianej do ZUS. Nadpłata wiąże się z odliczeniem nadwyżki od kolejnej wypłaty wynagrodzenia pracownika, niedopłata z koniecznością wyrównania zaistniałej różnicy. Sporządzenie korekty listy płac zależy od powodu zaistnienia takiej konieczności. Pracodawca bądź zatrudnieni przez niego księgowi muszą wziąć pod uwagę każdy element znajdujący się na liście. Jest to wymiar składek zdrowotnych, emerytalnych i ubezpieczeń, którym podlega pracownik. Brana jest pod uwagę długość okresu chorobowego osoby zatrudnionej. W pewnych szczególnych sytuacjach przedsiębiorstwo musi wypłacić zasiłek w wymiarze 80% miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Wspomniana nadpłata i niedopłata są nierozłącznie związane ze szczegółowym rozpisaniem zaistniałych różnic między kwotami. Jest to dość skomplikowany proces i wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości.
